MODUL 3 STRUKTUR SISTEM INFORMASI BERDASARKAN KEGIATAN MANAJEMEN

MODUL 3

STRUKTUR SISTEM INFORMASI

BERDASARKAN KEGIATAN MANAJEMEN

Yang berikut ini memakai kategori tiga tingkatan kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen yakni :

1. Perencanaan Strategik
2. Pengendalian Manajemen
3. Pengendalian Operasional

1.     Perencanaan Strategik

Perecanaan strategik tidak memerlukan siklus yang teratur, sehingga dukungan sistem informasi tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategik.

2.     Pengendalian Manajemen

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian untuk mengatur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dan mengalokasikan sumber daya yang ada.

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang dijadualkan, laporan khusus, analisis situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.

3.     Pengendalian Operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu.

Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas :

3.1. Pengolahan Transaksi

3.2. Pengolahan Laporan

3.3. Pengolahan Pertanyaan

STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BERDASAR FUNGSI OPERASIONAL

Sistem Informasi Manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Setiap  fungsi akan diuraikan sebagai subsistem informasi untuk mendukung perencanaan strategik, pengendalian manajemen dan pengendalian operasional.

Perangkat Pemodelan Sistem

1.     Statement Of Purpose

Statement Of Purpose (STP) yang berisi deskripsi tekstual fungsi sistem. Hal ini berguna bagi hampir semua level antara lain, level puncak, level pemakai, dan level lain yang tidak terlibat secara langsung dalam pengembangan sistem.

2.     Event List

Event List (EL) adalah daftar kejadian yang terjadi dalam lingkungan dan mempunyai hubungan dengan respon yang diberikan sistem.

Contoh :

·       Pelanggan memesan ( ke sistem, F)

·       Pelanggan membatalkan pemesanan ( ke sistem, F)

·       Manajemen membutuhkan laporan penjualan ( dari sistem, T)

·       Buku yang sudah dicetak dikirim ke gudang ( ke sistem, C)

Lambang F merupakan singkatan dari (F)low-oriented-event yang mempunyai arti kejadian berorientasi pada aliran data. Huruf T disingkat dari (T)emporal-event, yang menunjukan bahwa kejadian tersebut bersifat sementara, misalnya laporan penjualan diberikan setiap akhir bulan. Simbol C adalah (C)ontrol-event, artinya fungsi pengontrolan terhadap kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan. Control-event merupakan kasus khusus temporal-event, hanya saja tidak dapat dipastikan waktu kejadiannya. Control-event biasanya digunakan dalam engineering system dan bukan pada business system.

Aturan-aturan dalam EL antara lain daftar kejadian yang kita buat dan digambarkan dalam bentuk tekstual sederhana yang berfungsi memodelkan kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon. Ketika membuat EL maka kita harus yakin perbedaan antara kejadian (event) dan kejadian yang terelasi dengan aliran (event-related-flow).

3.     Entity Relationship Diagram

Kali ini kita akan membahas kembali notasi grafis dalam permodelan data melalui Entity Relationship Diagram (ERD). ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. Karena itu ERD berbeda dengan DFD (DFD memodelkan fungsi sistem), atau dengan STD (State Transition Diagram) yang memodelkan sistem dari segi ketergantungan terhadap waktu.

ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. Dan dengan ERD kita coba menjawab pertanyaan seperti : data apa yang kita perlukan? Bagaimana data yang satu berhubungan dengan data yang lain?

ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. Ada 3 simbol yang digunakan, yaitu :

1.     Entiti

Entiti adalah suatu obyek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Sebagai contoh : pelanggan, mahasiswa, dll. Seandainya x adalah seorang mahasiswa maka x adalah isi dari mahasiswa, sedangkan jika y adalah seorang pelanggan maka y adalah isi dari pelanggan. Karena itu harus dibedakan antara entiti sebagai bentuk umum dari deskripsi tertentu dan isi entiti seperti x dan y dalam contoh diatas. Entiti digambarkan dengan simbol Persegi Empat

	Mahasiswa

 

2.     Atribut

Entiti mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi mendeskripsikan karakter entiti. Sebagai contoh atribut  nama mahasiswa dari entiti mahasiswa. Dalam hal ini untuk setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut misalnya entiti item mempunyai atribut deskripsi_item, warna_item dan ukuran_item. Isi atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasi isi entiti satu dengan yang lain. Misalnya mahasiswa x punya Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) yang berbeda dengan mahasiswa y. NPM dalam hal ini berfungsi sebagai komponen pembeda, karena dalam sustu organisasi kita seringkali menemukan nama_mahasiswa yang sama bagi lebih dari satu mahasiswa. Dalam gambar di bawah ini atribut diwakili oleh symbol ellips sebagai salah satu cara menggambarkan atribut.

 

 

3.     Hubungan

Entiti dapat berhubungan satu sama lain. Hubungan ini dinamakan relationship (relasi). Sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entity dengan isi dari hubungan itu sendiri. Misalnya dalam kasus hubungan antara entiti mahasiswa dan entiti mata_kuliah adalah mengikuti, sedangkan isi hubungannya dapat berupa nilai_ujian.

 

          Dalam ERD hubungan ini dapat terdiri dari sejumlah entiti yang disebut sebagai derajat hubungan. Tetapi pada umumnya hampir semua model hanya menggunakan hubungan dengan derajat dua (binary-relationship).

 

Pada suatu hubungan dan tidak jadi masalah berapapun derajat hubungannya, antar entiti  selalu ada 3 jenis hubungan biner yaitu :

Satu ke Satu (One to One)

          Yaitu jika dalam suatu perusahaan ada peraturan yang mengharuskan satu supir hanya boleh menangani satu kendaraan karena alasan tertentu dan khusus. Maka dalam pemodelan dituliskan bentuk hubungan (cardinality) 1 ke 1, seperti gambar dibawah ini :

mobil

                                             1                                     1

supir

                                      

Satu ke Banyak atau Banyak ke Satu

          Yaitu jika dalam suatu badan pendidikan selalu digunakan asumsi bahwa satu kelas terdiri dari banyak siswa tetapi tidak sebaliknya yaitu satu siswa tidak dapat belajar pada kelas yang berbeda. Maka dalam pemodelan dituliskan bentuk hubungan 1 ke M. Hubungan ini jika dibalik dari kanan ke kiri akan dibaca sebagai hubungan M ke 1

	kelas

 

                                            1                                       M

 

Banyak ke Banyak

          Yaitu jika dalam dunia musik ada banyak personil yang bermain dalam banyak grup, misalnya x bermain di grup metal, jazz, dan pop, dilain pihak group metal mempunyai personil y, z dan x. Maka dalam pemodelan dituliskan bentuk M ke N. 

 

                                              M                                   N

         

Dalam hal ini M dan N berarti kardinalitas maksimum, sedangkan  1 berarti kardinaliti minimum. Ketiga hubungan diatas disebut juga relasi mempunyai (has-a-relationship) karena setiap entiti mempunyai hubungan dengan entiti lain.

4.     Relasi

Pada materi ini kita akan pelajari relasional karena pendekatan pola umum yang paling banyak digunakan adalah model relasional, pada model ini dilakukan normalisasi relasi yang berguna untuk menghilangkan redundansi yang tidak perlu, pembuatan basis data lojik dan pembuatan basis data fisik.

4.1.  Pola Umum Data

      Data. pada kenyataannya secara praktis disimpan dalam bentuk kartu, form atau daftar. Format penyimpanan ditunjukkan pada gambar dibawah ini :

 

Dalam model relasional seolah-olah format diatas akan dikonversikan ke bentuk tabel seperti gambar dibawah ini :

 

4.2  Terminologi

          Dalam model relasional ini perlu tambahan beberapa terminologi antara dunia nyata (table, baris, kolom) dengan dunia konseptual (entiti, tuple, atribut) dan dunia relasional (file, record dan field).

Dimensi

Berat

Warna

Deskripsi

Kode

 

 

Tabel : Domain dan Type

 

• Domain :  nama yang mewakili sekumpulan nilai dari suatu type tertentu.
• Type : klasifikasi domain
• Kunci  relasi : sekumpulan satu atau lebih atribut yang dapat digunakan untuk membedakan atau menye;eksi baris relasi tunggal (record).

Catatan :

          Dalam suatu tabel diperbolehkan lebih dari satu domain bertype sama. Dalam kasus diatas domain deskripsi dan warna mempunyai tipe string, sedangkan domain berat dan dimensi mempunyai tipe numerik.

4.3. Struktur Fisik dan Logik

          Hal-hal yang harus diperhatikan adalah pendefinisian dari relasi itu sendiri, yaitu :

• Relasi adalah hubungan lojik
• Relasi bukan merupakan representasi fisik data
• Representasi lojik dalam relasi adalah :

a.     Tidak ada duplikasi baris (semua baris adalah unik)

b.     Urutan baris tidaklah penting, dan

c.     Setiap kolom punya nama unik (unique)